Průvodce aplikací Bydlím 365

Po prvním přihlášení vás přivítá Dashboard s přehledem stavu vašeho SVJ nebo BD. Doporučený postup:

1. V sekci Budovy & SVJ vytvořte první budovu — stačí zadat IČO, název a adresu se doplní z registru ARES
2. Přidejte jednotky (byty, garáže, sklepy) nebo je naimportujte z CSV / katastru
3. Přiřaďte vlastníky a jejich podíly na společných částech
4. V Nastavení zapněte potřebné moduly a upravte e-mailové šablony
5. Pozvěte vlastníky do portálu a nastavte předpisy plateb

V sekci Nastavení (ozubené kolo v menu) konfigurujete:

• SMTP a e-mailové schránky — vlastní server pro odesílání oznámení
• Šablony e-mailů — texty odesílané vlastníkům
• Moduly — zapnutí/vypnutí funkcí (měřidla, faktury, dokumenty, dodavatelé, datová schránka…)
• Oprávnění a role — správce, manažer, člen; zástupný přístup s omezením na konkrétní moduly
• Integrace — API klíč ČÚZK pro katastr, přístup do datové schránky, bankovní API

Bydlím 365 funguje v každém mobilním prohlížeči. Pro pohodlnější používání si aplikaci nainstalujte jako PWA:

1. Otevřete web v telefonu a zvolte Přidat na plochu
2. Aplikace se chová jako nativní — vlastní ikona, běh na celou obrazovku
3. Povolte push notifikace pro upozornění na nové zprávy, závady a hlasování

Není potřeba nic stahovat z App Store ani Google Play.

Správa probíhá v sekci Budovy & SVJ → Jednotky. Pro každou jednotku evidujete typ, číslo, výměru v m², podíl na společných částech a vlastníka s kontakty a podílem.

Vlastníky a jednotky přidáte hromadně:

• z CSV / Excel šablony (párování podle ISKN ID, LV, č.p./č.j. nebo názvu jednotky)
• vyhledáním v katastru nemovitostí (ČÚZK)
• nahráním uloženého výpisu z Nahlížení do KN — systém sám rozpozná LV, k.ú. i seznam vlastníků a podílů

V Hromadném importu vlastníků lze data ověřit či doplnit přímo z katastru:

• ISKN ID — přesná shoda jednotky z výpisu KN
• Č.p. / č.j. — s kódem části obce
• LV — vyhledá jednotky přiřazené k budově
• Uložená HTML stránka z Nahlížení do KN (Ctrl+S) — nahraje se jako soubor a rozpozná vlastníky s podíly

Pro online vyhledávání je potřeba API klíč ČÚZK v Nastavení → Integrace. Katastr neobsahuje osobní kontakty — e-mail a telefon vlastníka se doplňují ručně.

Modul Schůze výboru pokrývá celý životní cyklus schůze:

1. Vytvořte schůzi s datem, místem a programem
2. Systém rozešle pozvánky vlastníkům
3. Zaznamenejte přítomné (prezenční listina) — hlasy se váží podílem
4. K jednotlivým bodům zaznamenejte výsledky hlasování
5. Vygenerujte zápis a protokol o hlasování v PDF

Podporováno je hlasování na shromáždění i mimo něj — per rollam dle § 1211 obč. zák.:

• Vytvořte hlasování s otázkou, variantami a lhůtou
• Vlastníci dostanou notifikaci a hlasují online (Pro / Proti / Zdržel se)
• Lze evidovat i papírové hlasy doručené správci
• Hlasy se automaticky váží podílem na budově a vyhodnotí
• Výsledek a účast se promítnou do protokolu (tisk / PDF export)

Sekce Závady slouží jako helpdesk domu:

1. Vlastník nebo správce nahlásí závadu s popisem a fotem (i z portálu vlastníků)
2. Závada má stav Nová → V řešení → Vyřešená a přiřazeného řešitele
3. Přidávají se komentáře a aktualizace, nahlašovatel je informován

Samostatný modul Stížnosti eviduje formální podněty vlastníků s vlastním workflow.

Sekce Revize hlídá pravidelné technické prohlídky i platnost pojištění budovy:

• Přidejte záznam s typem (elektro, plyn, komín, výtah, hromosvod, požární ochrana, pojištění…)
• Zadejte datum platnosti a odpovědného dodavatele
• Nahrajte protokol / smlouvu
• Přehled zobrazuje blížící se expirace a systém rozesílá e-mailová upozornění v termínech, které si nastavíte předem

V sekci Měřidla & Odečty vedete všechna měřidla:

• Typ média, výrobní číslo, umístění, dodavatel, datum cejchování
• Hierarchie hlavní / podružné měřidlo (přípojka vs. byty)
• Dvousazbové elektroměry (VT/NT)
• Odečty ručně, z portálu vlastníků nebo z IoT zařízení
• Automatický výpočet spotřeby a srovnání s minulým obdobím, grafy na dashboardu

Systém hlídá blížící se termín cejchování měřidla.

Průvodce rozúčtováním vás provede ročním vyúčtováním:

1. Zvolte období a budovu
2. Zkontrolujte odečty a náklady (z faktur od dodavatelů)
3. Nastavte rozúčtovací klíč (podle spotřeby, podílu, osob, plochy…)
4. Systém rozpočítá teplo, vodu, elektřinu i společné náklady
5. Vygeneruje vyúčtování pro každou jednotku vč. přeplatku/nedoplatku a nového předpisu záloh

Sekce Faktury od dodavatelů eviduje náklady SVJ/BD vůči dodavatelům energií a vody:

• Období, celková částka, uhrazené zálohy, přeplatek/nedoplatek, nový měsíční předpis
• Orientační spotřeba VT/NT (elektro) nebo jednotarifní (plyn, voda, teplo) — promítá se do grafu spotřeby
• Údaje lze předvyplnit z PDF faktury
• Vazba na dodavatele z adresáře firem

V sekci Finance spravujete hospodaření budovy:

• Předpisy záloh a příspěvků do fondu oprav pro jednotlivé jednotky
• Přehled úhrad, nedoplatků a přeplatků, seznam dlužníků
• Fond oprav po budovách s historií pohybů
• Upozornění na blížící se splatnost záloh (e-mail)

Přijaté platby dostanete do systému dvěma způsoby:

• Import výpisu — nahrajete soubor z internetového bankovnictví
• Bankovní API — automatické stahování pohybů (nastavení v Bankovní API)

Platby se automaticky párují podle variabilního symbolu na předpisy jednotlivých vlastníků; nespárované vyřešíte ručně.

Sekce Faktury a výdaje eviduje výdaje SVJ/BD:

1. Nahrajte fakturu nebo zadejte výdaj ručně
2. Přiřaďte k dodavateli z adresáře firem
3. Označte typ nákladu (provoz, opravy, správa, pojištění…)
4. Náklady vstupují do ročního vyúčtování a rozúčtování

Každý vlastník má vlastní přihlášení do portálu, kde vidí:

• své předpisy, uhrazené platby a stav konta
• dokumenty budovy (stanovy, zápisy, revize…)
• probíhající a uzavřená hlasování
• možnost nahlásit závadu a zadat odečet měřidla

Přístupy vlastníkům rozešlete hromadně; portál je plně mobilní.

Modul Zprávy a oznámení umožňuje:

• hromadné oznámení s výběrem příjemců a přílohami
• individuální zprávy mezi správcem a vlastníky
• diskuzní fórum vlastníků
• doručení e-mailem i push notifikací do telefonu

Modul Datová schránka propojí SVJ/BD s ISDS:

• stahování příchozích zpráv a příloh do aplikace
• odesílání zpráv (za předpokladu vyplněných přihlašovacích údajů)
• evidence odeslané i přijaté pošty na jednom místě

Nastavení přístupu do datové schránky je v Nastavení → Integrace.

Sekce Dokumenty je úložiště pro všechny dokumenty budovy:

• stanovy, zápisy ze schůzí, revizní zprávy, smlouvy, pojistky…
• dokument lze označit rokem vydání a platností do (u revizí a smluv)
• zamčení dokumentu chrání proti přepsání
• PDF se zobrazí přímo v aplikaci, dokumenty vidí i vlastníci v portálu

V sekci Dodavatelé vedete adresář firem, se kterými SVJ/BD spolupracuje:

• kategorie (elektro, výtahy, úklid, dodavatel energií, pojišťovna…)
• údaje se načtou z ARES podle IČO
• automatická kontrola insolvence v rejstříku ISIR
• logo — nahrané ručně, z knihovny nebo z domény webu dodavatele

Na dodavatele se odkazují revize, faktury i měřidla.